Übersichtliche und vollständige E-Mail-Signaturen erleichtern nicht nur die Kontaktaufnahme mit dem Absender. Für geschäftliche E-Mails ist seit 2007 sogar gesetzlich vorgeschrieben, dass bestimmte Pflichtinformationen in der Signatur enthalten sein müssen (gem. § 125a und 177a HGB).

In der Praxis erleben wir oft, dass vielen Unternehmern nicht bewusst ist, dass es diese Pflicht gibt oder Unsicherheiten darüber bestehen, welche  Angaben dieses E-Mail-Impressum enthalten muss.

Daher haben wir Ihnen nachfolgend die wichtigsten Informationen zusammengefasst.

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1. Für wen gilt die Pflicht zur E-Mail-Signatur?

Alle Gewerbetreibende sind verpflichtet, eine vollständige Email-Signatur vorzuhalten, also u.a.

- Kaufleute (e.K),
- Handelsgesellschaften wie GmbH, UG, OHG, KG,
- Aktiengesellschaften (AG),
- Selbstständige,
- Freiberufler.

Es kommt nicht darauf an, ob eine Eintragung im Handelsregister vorliegt, sondern nur, ob der Versender der Mail gewerblich, also nicht mehr privat, tätig ist.

Die Frage, ob jemand noch privat oder schon gewerblich tätig ist, lässt sich pauschal nicht beantworten. Die Grenzen sind hier fließend.

2. Was ist eine geschäftsmäßige E-Mail?

Ein solches E-Mail-Impressum muss in allen "Geschäftsbriefen" enthalten sein. Was genau das Gesetz mit „Geschäftsbriefen“ meint, ist nicht ganz eindeutig definiert.

Darunter fallen nach außen gerichtete schriftliche Kommunikation und Mitteilungen mit geschäftsbezogenem Inhalt, also u.a.

- Angebote,
- Auftragsbestätigungen sowie
- Rechnungen, Quittungen oder Preislisten.

Wenn Sie also einem (potentiellen) Kunden ein Angebot per Mail versenden, stellt dies eine geschäftsmäßige E-Mail dar.

Auch die Mails Ihrer externen Mitarbeiter an die Kunden stellen natürlich geschäftsmäßige Kommunikationen dar, sofern die Externen oder Freelancer in Ihrem Auftrage mit den Kunden kommunizieren. In diesen Fällen sollten die Mails der externen Mitarbeiter auch eine Signatur mit den Daten Ihres Unternehmens enthalten.

Kein Geschäftsbrief ist hingegen der interne Schriftverkehr, also E-Mails zwischen den Kollegen, Abteilungen oder Niederlassungen eines Unternehmens.

3. Was gehört in die E-Mail-Signatur?

Name des Unternehmens/ Firma 
Inhaber mit Vornamen und Familiennamen,
ladungsfähige Anschrift

und sofern Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, zusätzlich

die Rechtsform, wie GmbH, UG oder GmbH und Co KG etc. sowie

das Registergericht und die Registernummer

Sofern Sie ein geprüftes Impressum für Ihre Webseite haben, können Sie die Unternehmensangaben in Ihre E-Mail übernehmen.

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4. Was braucht nicht in die E-Mail-Signatur?

Weder die Umsatzsteuer-ID noch die Steuernummer und schon gar nicht die Bankverbindung brauchen in Footer der E-Mail angegeben werden. Diese sind nur auf der Webseite und auf Rechnungen auszuweisen.

Auch Informationen wie Telefonnummer, Fax, E-Mail-Adresse oder Webseite sind keine Pflichtangaben. Allerdings erleichtern diese Informationen dem Empfänger die Rückmeldung auf die Mail. Außerdem ist es schon allgemeiner geschäftlicher Standard, dass diese Informationen als Abschluss in einer E-Mail enthalten sind. Also enttäuschen Sie Ihre Kunden und Geschäftspartner nicht. Überraschen und erfreuen Sie sie mit einer gut lesbaren, übersichtlichen und gut strukturierten E-Mail-Signatur.

5. Link zum Impressum nicht ausreichend

Ein Link in der E-Mail, der auf das Impressum auf der Homepage des Versenders verweist oder eine angehängte elektronische Visitenkarte (V-Card), erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht.

6. Folgen bei unvollständigen E-Mail-Pflichtangaben

Fehlende oder unvollständige E-Mail-Pflichtangaben können verschiedene rechtliche Folgen haben.

Das Gesetz sieht die Möglichkeit vor, gegen das Unternehmen ein Zwangsgeld festzusetzen (§ 14 HGB). So können beispielsweise bei einer GmbH bis zu 5.000 Euro angesetzt werden. 

Daneben könnten Mitbewerber unvollständige Informationen in der E-Mail-Signatur über einen Anwalt abmahnen lassen, wodurch Ärger und Kosten entstehen.

Es fragt sich aber, ob das Fehlen der Pflichtangaben in einer e-Mail-Signatur tatsächlich objektiv geeignet ist, die übrigen Markteilnehmer (Verbraucher und Unternehmer) spürbar zu beeinträchtigen. Denn nur, wenn eine solche spürbare Beeinträchtigung gegeben ist, liegt ein Wettbewerbsverstoß vor. Das würde ich verneinen. Und ehrlich, mir ist in meiner Beratungspraxis seit 2005 keine einzige derartige Abmahnung bekannt. Gleichwohl sollte sichergestellt werden, dass das E-Mail-Programm in Ihrem Unternehmen automatisiert Signaturen mit den rechtlichen Pflichtangaben erstellt.

7. E-Mail-Signatur erstellen mit dem rechtswal-Generator

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