Die Einführung von Microsoft Office 365 in einem Unternehmen bedarf der Beteiligung des (Gesamt-)Betriebsrates. Das hat das Landesarbeitsgericht Köln am 21.05.2021 entschieden (Beschluß, Az: 9 TaBV 28/20).

Zwar ging es in der Entscheidung primär um die Frage, ob bei der unternehmensweiten Einführung der Software der Gesamtbetriebsrat oder der örtliche Betriebsrat der betreffenden Niederlassung für die Mitbestimmung zuständig ist. Aber unabhängig davon verdeutlicht die Entscheidung noch einmal, dass sowohl für die grundsätzliche Einführung von Office 365 als auch für die Zuschaltung zusätzlicher Office-Komponenten der Betriebsrat zu beteiligen ist (sofern das Unternehmen einen solchen hat). Dies wird gerade bei der Zuschaltung weiterer Module nicht selten übersehen.

Sachverhalt

Im Streitfall beabsichtigte eine größere Unternehmensgruppe mit 10 Standorten die unternehmensweite Einführung von Office 365 mit zahlreichen Modulen wie Microsoft Teams, ToDo, Yammer und anderen. Der eingeschaltete Gesamtbetriebsrat stimmte der vom Arbeitgeber vorgelegten Vorhabenentscheidung zu. Damit fühlte sich der örtliche Betriebsrat eines Standortes übergangen und klagte auf Feststellung, dass für die Einführung von Microsoft Office 365 er als örtlicher Betriebsrat, nicht hingegen der Gesamtbetriebsrat zuständig sei.

Der klagende Betriebsrat lehnte die unternehmensweite Einführung von Office 365 ab, weil - nach seiner Auffassung - eine zwingende technische Notwendigkeit dafür fehle. Die einzelnen Module und deren Administration könnten auch dezentral für die einzelnen Betriebe eingerichtet werden. Auch die Datenspeicherung in einer Cloud könne nicht entscheidend sein, da anderenfalls alle technischen Einrichtungen mit Datenspeicherung auf einer Cloud auf der Ebene des Gesamtbetriebsrates mitbestimmungspflichtig wären. Allein die betriebs- oder prozesstechnischen Günstigkeitserwägungen seien nicht ausreichend.

Die Entscheidung

Das Gericht stellt zunächst fest, dass das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei der Einführung von Microsoft Office 365 nicht dem Kläger (örtlicher BR), sondern dem Gesamtbetriebsrat obliegt. Eine Differenzierung zwischen den einzelnen Office-Modulen verbietet sich, die Software ist als Ganzes zu betrachten.

„Die Einführung von Microsoft Office 365 unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, da es sich um eine technische Einrichtung handelt, die dazu bestimmt ist, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Dies ist nach der Rechtsprechung des BAG dann der Fall, wenn die Einrichtung objektiv geeignet ist, Verhaltens- oder Leistungsinformationen über den Arbeitnehmer zu erheben und aufzuzeichnen; auf die subjektive Überwachungsabsicht des Arbeitgebers kommt es nicht an (BAG, Beschluss vom 11. Dezember 2018– 1 ABR 13/17, juris Rn. 24).“ 

Diese Voraussetzung liegen hier vor, da bei der Verwendung der verschiedenen Module von Microsoft Office 365 das Nutzungsverhalten, wie etwa die Nutzungszeit, erfasst und Nutzungsanalysen erstellt werden. 

Unsere Empfehlung

Sofern also in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat vorhanden ist, beachten Sie bei der Einführung von Office 365 und auch bei der Hinzuschaltung einzelner Module dieses Softwarepakets die vorherige Einschaltung des Betriebsrates. 

Aber auch bei jeder anderen Software, die objektiv geeignet ist, Verhaltens- oder Leistungsinformationen des Arbeitnehmers zu erfassen, bedarf der Beteiligung der Arbeitnehmervertretung. Auf die Absicht des Arbeitgebers, die Software tatsächlich zu Überwachungszwecken zu verwenden kommt es nicht an.  

Die Einbeziehung des Betriebsrates ist auch datenschutzrechtlich erforderlich, wenn die kollektivrechtlich Entscheidung als Rechtsgrundlage für bestimmte Datenverarbeitungen dienen soll (Art. 88 DSGVO). 

Ihr Team von rechtswal